O que é o eSocial
O Decreto nº 8373/2014 instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).
Trata-se uma nova forma de enviar ao Governo (Ministério do Trabalho, Receita Federal, Previdência Social e Caixa Econômica Federal (gestora do FGTS), as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias para um ÚNICO BANCO DE DADOS do Governo.
Por meio desse sistema, as empresas passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.
O que o eSocial mudará na vida do empregador?
Como aconteceu com todo o projeto SPED, o eSocial trará algumas mudanças culturais, pois não há alteração da CLT, mas exigirá de forma eletrônica que todas as obrigações perante ela sejam rigorosamente cumpridas.
Trabalho em conjunto: Nossos profissionais Contábeis do Departamento Pessoal juntamente com você cliente, terão de trabalhar em “equipe” para que os processos sejam enviados dentro do prazo e da forma correta.
Através do eSocial, a Magna Contábil transmitirá mensalmente, de forma eletrônica todas as informações da sua folha de pagamento bem como todas as obrigações trabalhistas para o fisco.
Quais os objetivos do eSocial
PARA OS TRABALHADORES
Garantia de Direitos. Os trabalhadores terão acesso a todos os dados da sua relação laboral com o empregador através da internet.
PARA O GOVERNO
Maior poder de fiscalização na garantia de direitos dos trabalhadores e exigência do cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias pelo empregador.
PARA OS EMPREGADORES
Simplificação de processos, porém esta simplificação só virá quando todos os procedimentos estiverem adequados ao eSocial.
Cronograma de Implantação
A Portaria Conjunta SEPTR/RFB/ME nº 71 de 29/06/2021 estabeleceu o novo cronograma do eSocial e a Instrução Normativa RFB nº 2.038 de 09/07/2021 prorrogou a obrigatoriedade de transmissão da DCTFWeb para as empresas dos Grupos 2B e 3.
Veja como ficou o cronograma completo do eSocial:
E o cronograma da DCTFWeb e FGTS Digital:
A DCTFWeb dos grupos 2B e 3 (pessoas físicas, jurídicas e segurados especiais) deverá ser transmitida até o dia 12/11/2021 e a referência das remunerações é a competência de outubro/2021.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
MANUAL DE ORIENTAÇÃO DO eSOCIAL
Pontos importantes na preparação para o e-social que merecem atenção:
1 – Identificação/Qualificação dos colaboradores no cadastro da empresa
Checar os dados documentais de todos os funcionários na base de dados e orientar
aqueles que estão com algum tipo de inconsistência em suas informações é dever da
empresa.
Lembre-se que são quatro dados chave para a transmissão do eSocial ao fisco: nome do
colaborador, data de nascimento, número do PIS e do CPF.
Caso estes dados estejam incorretos ou incompletos (perante alguns dos órgãos como
Receita Federal (CPF), Ministério do Trabalho (CTPS), Previdência (CNIS) ou CAIXA
ECONOMICA (PIS), fica impossibilitada a transmissão de informações para o Governo, o
colaborador não terá suas informações geradas para a transmissão da folha de
pagamento. Essa questão é muito grave, pois como este colaborador não vai “existir” na
visão do Fisco, fica sem seus direitos trabalhistas básicos.
Já a empresa corre o risco de pagar juros e multas sobre o não recolhimento de impostos
deste período, além de multa por essa omissão de informação.
2 – Conscientização do colaborador quanto à importância dessas informações
É importante a empresa abrir o problema para seus funcionários e mostrar que eles
próprios serão a solução. Só com o apoio dos colaboradores o processo de revisão de
cadastro é possível, já que dependendo da quantidade de funcionários, fica muito difícil
um profissional ficar responsável por todas as revisões.
3. Validação dos dados
É possível validar os dados dos seus funcionários através da consulta ao site www.qualificacaocadastral.gov.br .
A consulta pode ser feita de 10 em 10 colaboradores.
Valide com cuidado, caso tenha dúvidas no processo de regularização, informe ao nosso colaborador no Departamento Pessoal da Magna Contábil e não deixe as correções para depois. Veja abaixo a tela da qualificação:
Admissões
- As contratações de funcionários serão informadas no eSocial ANTES da data de Admissão! Para maior agilidade no envio da informações ao nosso departamento pessoal para transmissão ao eSocial dentro do prazo, você deverá utilizar a Dominio Atendimento – Cadastro de Funcionário, caso ainda não utilize esta funcionalidade, pergunte-nos como!
- Os documentos completos dos novos empregados precisam chegar ao escritório TRÊS DIAS antes da efetiva data de admissão.
- O responsável no Posto pelo processo de recrutamento e seleção deverá, ao solicitar os documentos necessários para registro realizar a consulta à qualificação cadastral (conforme já mencionado). Caso conste alguma inconsistência, o candidato deverá corrigir os dados perante ao respectivo órgão “antes” da contratação.
- O empregado já deverá ter feito o Exame Médico Admissional.
- Os documentos deverão ser assinados pelo empregado ATÉ um dia antes da admissão.
- A Carteira de Trabalho poderá ser entregue em até 48 horas após a admissão.
Desligamentos
- Os Pedidos de Demissão devem ser informados ao departamento pessoal da Magna Contábil através da Dominio Atendimento no mesmo dia.
- Caso seja um Término de Contrato de Experiência, informar 3 (três) dias antes, para elaborar a rescisão contratual.
- Nas dispensas (Aviso Prévio dado pelo Empregador), avisar nosso departamento pessoal com 03 dias de antecedência para elaborar o Aviso.
- Em todos os casos, o empregado deve fazer o Exame Demissional.
Folha de pagamento
- As informações para a folha de pagamento devem ser enviadas ao nosso departamento pessoal até o dia 01.
- ATENÇÃO: Para maior agilidade no envio das informações do apontamento e recebimento da sua folha de pagamento, pedimos que nos enviem através do Sistema Dominio Atendimento (envio de apontamentos). Caso sua empresa ainda não utilize esta função, pergunte-nos como!
- Se o seu ponto é eletrônico existe também a possibilidade de importação para o nosso sistema, pergunte-nos como!
- Caso as informações sejam enviadas depois do dia 01 ou haja retrabalho para gerar recalculo da folha, pode causar atraso no envio das informações ao eSocial e pode gerar multas.
Declaração de encargos de família para fins de imposto de renda
- Todos os dependentes a partir de 8 anos em 2018 deverão ter CPF.
- Em caso de dependentes em comum, a Declaração deverá ter a assinatura do cônjuge (IN RFB 1.500/14, artigo 90).
- Uma pessoa só pode ser dependente de apenas uma outra. Exemplo: um filho só pode ser dependente do pai ou da mãe.
- Quem paga pensão alimentícia não pode deduzir como dependente o próprio beneficiado com a pensão.
- Será obrigatório informar todos os dependentes no eSocial.
Alterações/Atualizações cadastrais
- Nosso departamento pessoal está realizando atualização no cadastro de todos os funcionários do seu Posto.
- Sempre que houver alteração de endereço, estado civil, sobrenome, grau de instrução e outros, gentileza informar ao nosso Departamento Pessoal no mesmo mês da alteração, para envio ao eSocial para evitar erros de cadastro e atraso na transmissão das informações.
Férias
- As férias devem ser avisadas com 30 dias de antecedência ao trabalhador, conforme consta na CLT.
- As férias devem ser pagas com dois dias antes do início do gozo.
- Os pagamentos serão informados no eSocial, no mês do pagamento.
- O afastamento e o retorno das férias também serão informados no eSocial.
- As férias não poderão ter inicio 2 (dois) dias que antecedam folgas, finais de semana e feriados.
- Férias fracionadas poderão ser concedidas em até 3 (três) períodos desde que sejam gozados dentro do período aquisitivo. Um dos períodos não poderá ser inferior a 14 dias, e os outros dois períodos não poderão ser menores que 5 dias cada um.
- Qualquer calculo realizado fora dos prazos informados acima, ficarão registrado no eSocial. Atente-se aos prazos para que não seja questionado diante de uma fiscalização trabalhista que será realizada eletronicamente a partir do inicio do eSocial e evite multas desnecessárias e pagamento das férias em dobro!
Emendar Férias com Afastamentos
A PARTIR DE 30 dias
- Os empregados afastados por parto ou doença à partir de 30 dias deverão fazer o exame médico de retorno obrigatoriamente no primeiro dia de retorno (NR 7, item 7.4.3.3).
- Assim, como as férias devem ser pagas com dois dias de antecedência, as férias só poderão
iniciar no 3º dia após o afastamento. - Reforçamos que tanto o exame médico de retorno, pagamento e o afastamento de férias serão informados no eSocial.
Afastamentos
- Afastamentos com atestado médico a partir de 03 (três) dias deverão ser informados no eSocial. Encaminhe ao nosso Departamento pessoal o mais breve possível.
- Outros afastamentos como licença-maternidade, acidente de trabalho, etc também deverão ser informados.
- Comunicar todos os eventos ao Departamento Pessoal da Magna Contábil tão logo ocorra, para gerar os dados e transmissão ao eSocial.
- Os empregados afastados por mais de 30 dias por doença, acidente de trabalho ou PARTO deverão fazer OBRIGATORIAMENTE o exame médico de retorno no primeiro dia de retorno ao trabalho.
- O empregado deve entregar o atestado preferencialmente em até 48 horas após o retorno do afastamento.
Exames Médicos
- Todos os empregados deverão fazer os exames médicos, que serão informados no eSocial.
- Exame Admissional: antes da admissão.
- Exame Periódicos: nos prazos previstos.
- Exame Demissional: logo após o comunicado do desligamento. Caso este exame dê o laudo de INAPTO, o empregado não poderá ser dispensado, devendo ser encaminhado para perícia médica do INSS.
- Exame de Mudança de Cargo: deve ser feito antes da mudança.
- Exame de Retorno de Afastamento: deve ser feito o Exame no primeiro dia imediato de retorno, em caso de afastamentos por 30 dias ou mais em doença, acidente ou parto.
- Exames complementares: conforme previsto nos laudos, se houver necessidade, o empregado deverá fazer os exames complementares dentro dos prazos previstos.
Ltcat – laudo técnico das condições ambientais de trabalho
- O LTCAT precisa ser atualizado, já que suas informações serão transmitidas ao eSocial (descrição de todos os ambientes de trabalho, todos os riscos e uso de EPI).
- Na contratação de empresas terceirizadas com cessão de mão de obra os laudos deverão de entregues (cópia), para que a empresa informe o seu ambiente com riscos (IN RFB 971/09, art 291).
- Os EPI (Equipamentos de Proteção Individual) serão informações com seus respectivos CA (Certificados de Aprovação).
Cat – comunicação de acidente de trabalho e ppp – perfil profissiográfico previdenciário
- CAT passará a ser elaborada dentro do eSocial. Para isso, precisamos informar todos os acidentes de trabalho no mesmo dia (em caso de morte) ou o primeiro dia útil após o acidente.
- Informe-nos imediatamente para que possamos enviar as informações ao eSocial.
- PPP passará a ser eletrônico a partir do eSocial e ele contém todas as atividades que o empregado desempenha.
- Caso haja alguma alteração de atividades ou risco do empregado, precisamos ser informados ainda dentro do mesmo mês, para envio ao eSocial.
- O trabalhador terá acesso aos dados do seu PPP.
Laudos do Ministério do Trabalho – 5ª Fase do eSocial inicio Jan/2020
Outro fator muito importante é desde já manter a sua empresa em dia com todos os Laudos/ NR´s do Ministério do trabalho.
ATENÇÃO EMPREGADOR: Verifique se seu fornecedor dos Laudos PPRA/PCMSO/LTCAT que entrarão no eSocial em formato eletrônicos (XML), estão preparados para gerarem estes arquivos neste formato, além do que deverão estar preparados para a gestão destes, pois todos os exames médicos não só admissionais, demissionais mas também os períodicos entrarão no eSocial, motivo pelo qual os controles exigirão um acompanhamento maior por parte destes profissionais, pois caso sejam transmitidos fora do prazo, poderão incidir em multas.
Vale lembrar ainda que os arquivos eletrônicos destas NR´s deverão ser transmitidos através de certificação digital da empresa, portanto, responsabilidades deverão ser redefinidas no envio, ou seja, quem fará a transmissão destes Laudos ao eSocial?
Para a contabilidade transmitir é necessário que os profissionais da área de SST encaminhem os mesmos dentro dos prazos e nos formatos exigidos.
Contratação de Estagiários
- A contratação de estagiários deve obedecer à lei 11.788/08, que será exigida no eSocial.
- Os estagiários devem fazer Exame Médico Admissional, Periódico e Demissional.
- O supervisor do estágio deve ter formação na área do curso do estagiário (se de nível superior) ou experiência profissional na área.
- O supervisor só pode supervisionar até 10 (dez) estagiários.
- Os contratos assinados no mês devem ser enviados ao setor no mesmo mês, antes de fechar a folha.
Cotas de aprendizes e pessoas com Deficiência (pcd)
- De acordo com esta Lei a contratação de aprendiz, é obrigatória para todas as empresas, excluindo-se as empresas ME, EPP Optantes pelo Simples Nacional. Para as demais empresas em geral, a contratação corresponde a no minimo 5% e no máximo 15% do seu quadro de funcionários. Ou Seja, se seu Posto possui acima de 07 funcionários você já precisa contratar um Aprendiz.
- Com a obrigatoriedade e inicio da vigência do eSocial, a fiscalização feita pelos
órgãos competentesserá muito mais intensa e ágil.
Pense que as informações da sua folha de pagamento serão transmitidas mensalmente para o ambiente do eSocial: Ministério do Trabalho/Receita Federal, ou seja, se sua empresa está cumprindo com esta cota de Aprendiz ou não, o fisco já estará sabendo!
Não cumprir a cota para contratação de aprendiz
Segundo o Art. 434 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a empresa fica sujeita à multa de valor igual a 1 (um) salário mínimo regional, aplicada tantas vezes quantos forem os menores em desacordo com a lei, não podendo, todavia, a soma das multas exceder a 5 (cinco) vezes o salário-mínimo, salvo no caso de reincidência em que esse total poderá ser elevado ao dobro
Contratação de Estrangeiros
- Devemos informar a contratação de Estrangeiros com detalhes ao eSocial.
- Antes da contratação de estrangeiros, avisenos para solicitar toda as informações e documentação necessárias.
Contratação de autônomos
- Será necessário solicitar ao contribuinte individual autônomo, antes da contratação:
Realizar Qualificação Cadastral – se houver erro não conseguiremos informar no eSocial
CPF
PIS/PASEP/NIT
DATA DE NASCIMENTO
- Se declarar Dependentes, será necessário preencher a Declaração de Encargos para Fins de Imposto de Renda
- Identificar a atividade para a CBO.
- Se trouxer comprovante que já contribuiu para outras fontes, será necessário que esse comprovante identifique o CNPJ da empresa, o valor recebido e o valor descontado de INSS.
Contratação de MEI – Microempreendedor Individual
- Contratando o MEI para os serviços de Hidráulica, Elétrica, Pintura, Carpintaria, Alvenaria,
Manutenção ou Reparo de Veículos, o contratante deverá informá-lo no eSocial - Nos serviços citados, haverá o pagamento de contribuição patronal previdenciária no valor de 20% da remuneração paga ao MEI.
- Solicitar o número do PIS/PASEP ou NIT. Deve ser feita previamente a Qualificação Cadastral.
Processos de compensação administrativos e judiciais
- Caso sua empresa possua algum processo de compensação de tributos ou encargos para não tributação ou não retenção, será necessário informarmos o número de processo administrativo no eSocial.
- Este processo deverá ser analisado pelo setor jurídico para avaliar a veracidade de informações e acompanhamento.
Tributações e Cláusulas de Convenção Coletiva
- Todas as empresas terão que informar ao eSocial as tributações e reflexos.
- Não será permitido evitar tributação de INSS, FGTS ou Imposto de Renda que não esteja
prevista na legislação (salvo se houver processo). - Todas as cláusulas de Convenção Coletiva de Trabalho deverão ser cumpridas.
Multas e Autuações do Min. do Trabalho e Previdência Social
Portaria 290 de 11/04/1997 – Ao MTE cabe a fiscalização da legislação trabalhista, bem como a
relativa ao FGTS. Portanto, informamos que a fiscalização do trabalho acompanhará eletronicamente e se necessário pessoalmente todos os documentos necessários à comprovação
do cumprimento das obrigações trabalhistas e do FGTS enviadas ao eSocial.
Veja a seguir algumas multas e seus respectivos valores para o não cumprimento das mesmas:
Multas e Autuações do Min. do Trabalho e Previdência Social
- Admissão fora do prazo = R$ 3.000,00 (empresas normais) ou R$ 800,00 (ME e EPP)
- Pagamento de Rescisão Fora do Prazo de 10 dias = 1 salário para o empregado + R$ 170,26
- Pagamento de Férias fora do prazo: 1 valor de férias para o empregado
- Infrações previdenciárias = R$ 300,49 a R$ 228.402,57
- Duração do Trabalho = R$ 40,25 a R$ 4.025,33
- Medicina do Trabalho (não fazer exames médicos) = R$ 402,53 a R$
4.025,33 - Segurança do Trabalho (não fazer laudos) = R$ 670,89 a 6.708,59
GPS – GUIA DA PREVIDENCIA SOCIAL DARF WEB À PARTIR OUT/2021 VENCIMENTO NOV/2021
Informamos uma mudança Importante à respeito da forma de recolhimento da GPS – Guia da Previdência Social e Darf´s de IRRF s/retenções de salários/serviços tomados:
À partir de Outubro/2021 todos estes encargos da previdência e retenções de Imposto de Renda, serão unificados no “DARF WEB”.
A GPS deixará de existir e em breve os Darf´s relacionados à Retenções (códigos 0561/5952/1708/0588), todos passarão a ter recolhimento único no DARF WEB juntamente com os
encargos devidos à previdência social.
