A Magna visando a melhoria contínua dos seus processos, fazendo uso da tecnologia, investiu na ferramenta “Pack Up”, que foi desenvolvida para reduzir o volume de rotinas existentes em um escritório de contabilidade, em relação ao trânsito de informações e documentos entre o contador e os seus clientes, ou entre os departamentos de uma empresa.
Na função em “Documentos” é uma ferramenta que visa o compartilhamento de arquivos entre o contador e o cliente. Nesta área, ficam os arquivos enviados pelo contador pelo desktop, bem como os arquivos adicionados pelo cliente, tendo como destinatário o analista contábil que atende a sua empresa.
Orientamos nossos clientes a passarem fazer uso desta ferramenta, passando a enviar os documentos que até o momento vem pelo malote mensal, a passar a enviar todos eles abaixo relacionados “digitalmente”, através desta ferramenta, oferecendo maior performance na rotina de envio e segurança das informações transitadas.
Abaixo, reproduziremos as rotinas para uso e envio pela ferramenta “Pack Up” “documentos”;
Departamento Contábil
Neste departamento cabe todas as contas a pagar e a receber, Isto é, todo o fluxo de dinheiro que entra e sai das contas da empresa. É aqui que fica o principal controle da empresa e onde podemos saber se há algo de errado, algo a ser melhorado ou se está tudo em ordem, portanto, fique bastante atento para não deixar nada de fora.
- Planilha Excel ou relatório com o controle das contas a pagar, a receber, cheques pré-datados e descontados;
- Recibo de pagamento de água, luz, aluguel, condomínio, IPTU, internet, telefone;
- Extratos bancários;
- Extrato de aplicação financeira;
- Extrato de cartão de crédito;
- Comprovantes de despesas diversas (cupons fiscais, recibos e faturas) que não possuem notas fiscais de material de limpeza, combustível, transporte, recibo de estacionamento, despesas com correios entre outros;
- Boletos diversos em anexo as NF-e dos fornecedores e NFS dos prestadores de serviços;
- Comprovantes de pagamento da folha de pagamento, pró-labore, salários, férias, rescisão, FGTS, INSS, IRRF;
- Comprovantes de pagamentos dos impostos em geral, DAS, DARF, DAE, GARE;
- Contratos de serviços: seguros, financiamentos, leasing, locação;
- Comprovante de aquisição de bens;
- Demais comprovantes de pagamentos que não constam nos extratos bancários.
Esses documentos são imprescindíveis para o cumprimento das obrigações da empresa perante o Fisco. Sendo por meio deles que o contador irá fazer um bom trabalho. Ou seja, poderá elaborar e realizar a entrega das obrigações acessórias (balancetes, balanço patrimonial, DRE, Sped Contábil ECD e ECF) e elaborar os livros contábeis.
Além disso, é indispensável que você mantenha sempre atualizado os dados dos sócios e empregados da empresa!
É importante lembrar que esta lista não contempla todos os documentos, cada situação deverá ser verificada individualmente, mas não se preocupe, podemos te ajudar e tudo ficar bem organizado e mais fácil. Se ainda está com dúvidas, entre em contato conosco, Ana Luísa poderá lhe auxiliar inicialmente por e-mail, WhatsApp ou telefone.
